Accompagner ses adhérents > Une belle rencontre

Tout commence (toujours !) par une rencontre. En octobre 2012, un rendez-vous réunissant les directions de l’Amue et de l’université de Caen met en lumière les difficultés rencontrées par l’établissement face au logiciel : d’une part, le  « maniement » d’Apogée et d’autre part, la complexité d’en extraire des données fiables pour le pilotage. Le directeur de l’Amue propose alors de faire expertiser la base par deux spécialistes. Un travail similaire est proposé pour Sifac.

Par la suite, les événements se sont enchaînés rapidement. En novembre 2012, les consultants se rendent dans l’établissement pour dresser l’inventaire de ces difficultés, formaliser les attentes de l’établissement, entendre l’ensemble des acteurs impliqués tant dans la gestion de la scolarité que du pilotage et enfin établir un premier diagnostic des problèmes de paramétrage du logiciel.

Les conclusions de ces premiers échanges révèlent qu’une partie des dysfonctionnements provient du turn over récent de l’équipe Apogée entraînant une perte de connaissance des motivations propres à chaque choix de paramétrage opéré en 1996, lors de l’installation du produit. Le dialogue doit aujourd’hui être repris, notamment avec l’agent comptable, pour sécuriser la gestion des droits d’inscription (entre autre).

Pour permettre à l’établissement de redresser la situation et d’utiliser au mieux son outil Apogée, l’Amue propose une prestation visant à reprendre différents paramétrages lorsque les équipes de l’université auront terminé l’analyse des procédures existantes. Afin de ne pas mettre en péril la préparation de la rentrée de juillet 2013, un calendrier est fixé en tenant compte des volumétries d’anomalies à traiter, jour par jour, jusqu’à la date butoir.

Sur la base du rapport remis en février 2013, les équipes de Caen ont donc mené un intense travail d’analyse et de mise en conformité de leurs procédures. En juin, l’Amue est revenue sur place pour mettre en œuvre les paramétrages décidés et tester leur adéquation avec les objectifs de l’établissement.
L’université souhaitait, parallèlement, obtenir des éléments d’appréciation extérieure pour optimiser l’utilisation des services numériques (notamment l’IP WEB) dans le prolongement d’un projet visant à étendre ces services à l’ensemble des étudiants. L’Amue, en mutualisant les pratiques de l’ensemble de ses adhérents, a ainsi pu proposer un accompagnement guidé pour faire l’état des lieux et rassurer l’établissement sur ses choix de ré-organisation. Un moment qui aura permis à chaque membre de l’équipe de se soustraire au quotidien pour avoir une réflexion sur sa propre démarche.

Caen nous a accueilli pour le Club U 2013 et Isabelle Le Déaut, Directrice générale adjointe des services, fonction soutien et système d’information, en profite pour écrire la fin de l’aventure.

Pourquoi avoir choisi de faire appel à un intervenant extérieur, en l’occurrence l’Amue ?

Depuis 2011 et la Loi LRU, les compétences de l’université ont été élargies apportant des besoins accrus en pilotage. Nous avons pris conscience qu’Apogée était réellement au cœur du système d’information, bien qu’étant un outil assez ancien. Il était important pour nous d’obtenir un regard expert extérieur, à la fois sur nos paramétrages et notre organisations autour de ce produit. L’Amue était toute indiquée, parce qu’elle est porteuse de nombreuses expériences des autres établissements en même temps qu’experte de son SI Apogée.

Que retenez-vous de cette prestation ?

Je ne reviens pas sur les différentes étapes détaillées plus haut. Chacune nous permet de progresser dans notre connaissance de l’outil et de l’utiliser en adéquation avec nos objectifs. Aujourd’hui nous pouvons parler d’un véritable contrôle de cohérence entre nos actions et nos acteurs.

Aussi, cette période d’échange a été extrêmement enrichissante pour les équipes concernées. Remettre à plat les procédures, échanger avec tous les maillons de la chaîne, poser toutes les questions nécessaires et se sentir écouté a permis de redonner confiance à chacun.

Pouvez-vous donner quelques éléments de bilan, des perspectives ?

Il est difficile de parler de bilan aussi tôt. Nous tirons encore les enseignements de la récente phase d’inscriptions. Cependant, nous avons pu engager une réflexion sur le futur d’Apogée, ce vers quoi nous voudrions le voir évoluer. Le pilotage, notamment financier, devra être permis par les outils de l’Amue, c’est important.