Accompagner la mise en place d’un service facturier

Dans le cadre de la première vague de déploiement Sifac Démat, trois établissements ont sollicité l’Amue pour les accompagner dans la mise en place ou la finalisation de leur service facturier. Retours sur expérience.

La mise en place d’un service facturier aujourd’hui est un enjeu fort pour l’optimisation du processus de la dépense des établissements et le deviendra d’autant plus avec la mise en œuvre de la réforme de la gestion budgétaire et comptable publique (décret GBCP 2012-124- du 7  novembre 2012).

Depuis juillet 2013, l’université de Nantes, l’université du Littoral Côte d’Opale et l’Université Paris Sud sont accompagnées par le Département Expertise Métier et le Pôle Conduite du Changement de l’Amue. Conseil et assistance pour la planification des actions, aide au dimensionnement du service, étude des impacts organisationnels, création de cursus de formations spécifiques sont les principales actions réalisées avec ces trois établissements.

Grace aux actions mises en place et la collaboration de ces trois établissements, l’Amue mettra en 2014, à disposition de tous les établissements adhérents de l’Amue, un Kit documentaire d’aide à la mise en place d’un service facturier et un cursus de formation adapté.

Les établissements témoignent

Christophe DAUBELCOUR, université du Littoral Côte d’Opale, agent comptable, chef de projet service facturier :

« L’accompagnement des consultants de l’Amue en charge de la conduite du changement nous fait bénéficier d’une mutualisation des expériences menées dans divers établissements. Une réflexion sur les projets et une analyse comparée des difficultés rencontrées nous ont permis de concevoir les différentes étapes de construction de notre service facturier au sein de l’université. Le savoir-faire des consultants en matière de communication se révèle précieux pour surmonter les résistances au changement ; leurs propositions en matière de mesures d’accompagnement garantissent l’adhésion des personnels à la nouvelle organisation ciblée par le projet. Des rencontres associant les équipes « projet » de plusieurs établissements fournissent l’occasion d’échanger des informations et de renforcer la motivation des acteurs impliqués. C’est ainsi que les avantages du module SIFAC DEMAT nous sont apparus plus clairement pour la mise en place du service facturier. »

 

Michel Baudouin, Directeur du Service Informatique de Gestion et  Jacky Rousseau, Responsable du Pôle Dépenses, Université de Nantes.

« Nous avons actuellement un service facturier sur un périmètre restreint. L'extension de notre service facturier à l'ensemble de l'établissement est prévue pour septembre 2014. Cela nécessite de grands changements sur le plan organisationnel tant en interne qu'en externe. L'équipe projet Sifac Démat de l'université de Nantes a pu bénéficier d'un accompagnement très apprécié de l'équipe Amue afin de bien intégrer toutes les dimensions du projet, de compléter notre vision organisationnelle  du futur service facturier et de l'usage de l'outil dans ce contexte. Leur expérience auprès des universités nous apporte beaucoup à la réussite de ce projet. »

Jean-Jacques POISOT, Université PARIS SUD, Délégué de la Directrice Générale des Services, Chef de projet SIFAC DEMAT, Chef de projet Service facturier.

« L’Université PARIS SUD mène actuellement deux projets en parallèle, parallèles qui finiront par se rejoindre : mise en place de SIFAC DEMAT mais aussi d’un service facturier.  C’est donc avec intérêt, et à vrai dire soulagement aussi, que nous avons appris de l’équipe Amue dédiée au déploiement de Sifac Démat que l’Amue se proposait à nous accompagner également dans notre projet de service facturier.
Avec compétence et efficacité, grande disponibilité et implication, y compris sur site, auprès des instances de notre établissement, l’Amue a ainsi beaucoup contribué à ce que notre projet prenne corps, se développe et soit désormais programmé et accepté par tous pour septembre 2014.
Toute l’équipe Amue aura grandement pris part à ce que ce projet, dont on sait les difficultés à faire admettre le principe dans nos établissements, soit une réussite.
J’engage vivement tous les collègues qui entameraient une réflexion d’organisation similaire, à se tourner vers l’Amue et profiter pleinement de son accompagnement. »