Page 92 - Guide Patrimoine

Relais auprès des utilisateurs
Préalablement au lancement des travaux et pendant la réalisation, il est important de communiquer et de faire participer les utilisateurs afin de susciter leur adhésion au projet et de leur permettre de se projeter et de mesurer :
+ l’accroissement du confort qu’apporteront les travaux ; + l’avancement des travaux en soulignant les réussites.
Ces actions peuvent être élaborées avec la direction/chargé de la communication et doivent être relayées auprès de l’ensemble des utilisateurs : étudiants, enseignants, chercheurs et administration/personnel, rôle des différents conseils (conseil des études et de la vie universitaire (CEVU), autres commissions...).
5.3 | Formalisation de la situation de référence et élaboration du pro- gramme des premières opérations
Quelle que soit la ou les procédures qui seront mises en œuvre, il est essentiel, pour limiter au mieux les problèmes à venir lors des phases ultérieures de conception puis de réalisation, de définir le plus clairement possible deux situations patrimoniales :
+ La situation actuelle dans toutes ses dimensions : cela constitue la « situation de référence » à laquelle on se rapportera chaque fois que nécessaire pour savoir « d’où l’on vient » ;
+ La situation projetée qui est celle visée à l’issue des opérations de travaux : c’est le « programme de l’opéra- tion » qui doit décrire avec le minimum d’ambiguïté cet objectif.
Formalisation de la situation de référence
Au cours des phases précédentes de récupération des données existantes, d’analyse des besoins, d’élaboration des scénarios...de nombreux documents et études auront été produits. Il s’agit maintenant, en vue de préparer les consultations ultérieures, de formaliser un dossier structuré42, contenant tous les éléments nécessaires – selon les spécificités de l’opération – à la bonne compréhension, par les futurs opérateurs, de la « matière » sur laquelle ils vont devoir intervenir.
Il est préférable que la constitution de ce dossier soit amorcée dès le début des réflexions stratégiques, car cela prend beaucoup de temps et, par ailleurs, cela permet de mettre en évidence des manques d’informations plus ou moins indispensables sur lesquels la maîtrise d’ouvrage pourra lancer des actions ou des études complémentaires sans trop impacter le planning général, comme par exemple :
+ la réalisation de plans de bâtiments ou de VRD manquants ;
+ certains audits techniques non encore réalisés (audit structure, amiante, état des réseaux, d’assainissement ou
de chauffage urbain...) ;
+ la mise en place de compteurs énergétiques ; + la réalisation d’audits énergétiques détaillés ; +...
90 Guide méthodologique, Optimiser et rénover le patrimoine immobilier universitaire, Juin 2014 42 + À l’image des « data room » constituées lors de la cession de biens immobiliers importants