Page 90 - Guide Patrimoine

5.1 | Mise en place
du management de projet
Une fois les premières actions définies, le responsable du projet doit s’assurer de l’allocation des ressources suffi- santes (en compétence et en nombre) à la bonne réalisation des tâches dans l’optique de garantir l’atteinte des objectifs en termes de qualité, de coûts et de délais.
Il doit recenser les qualifications et la disponibilité des collaborateurs de l’établissement ou du site (selon le péri- mètre du plan d’actions défini) dans l’optique d’identifier les ressources additionnelles à associer.
Analyse des compétences et de la disponibilité des collaborateurs
Selon la nature des travaux envisagés, les compétences nécessaires et le temps à consacrer par les collaborateurs au suivi du projet seront extrêmement variables.
La première étape consiste à identifier ou actualiser les compétences des collaborateurs de l’établissement ou du site, quel que soit leur service de rattachement (développement durable, hygiène & sécurité...).
Dans un second temps, il convient de recenser les disponibilités éventuelles de ces collaborateurs et de confronter les ressources disponibles et les ressources nécessaires au regard de la complexité du plan d’actions envisagé, en termes de qualifications comme d’implication.
De ce point de vue, le choix du chef de projet est déterminant. Dans de nombreux cas il fait l’objet d’un recrutement « ad hoc » et il est souhaitable qu’il puisse constituer lui-même son équipe.
Mobilisation de moyens mutualisables avec d’autres établissements
Les projets concernent de plus en plus des sites plutôt que des établissements. Il est donc judicieux, voire né- cessaire de constituer des équipes mutualisées, regroupant des compétences présentes dans les établissements concernés par le projet.
De plus, certains besoins ne pourront être couverts par les collaborateurs de l’établissement. Le chef de projet peut alors identifier des ressources adaptées au sein des autres établissements du site ou du territoire en vue d’identifier des synergies et de proposer des axes de mutualisation.
Recensement des besoins en compétences externes
Plusieurs compétences nécessaires au bon déroulement du projet ne peuvent être trouvées en interne à l’établisse- ment du fait de leur spécificité ou tout simplement par obligation réglementaire.
Ainsi, le responsable du projet doit analyser la pertinence d’un recours à différentes assistances et expertises selon la complexité du projet et les compétences disponibles.
Pour les opérations les plus importantes, une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) générale s’impose qui peut être complétée selon les spécificités des opérations par d’autres AMO spécialisées :
+ AMO programmiste en continuité du préprogramme (s’il a donné satisfaction) ; + AMO technique / énergie ;
88 Guide méthodologique, Optimiser et rénover le patrimoine immobilier universitaire, Juin 2014