Page 117 - Guide Patrimoine

IDENTIFICATION ET
HIÉRARCHISATION DES BESOINS
CONSULTATION DES ENTREPRISES
Points d’attention
+ Associer les autres services à la démarche (pas uniquement Direction du patrimoine) + Recenser les besoins actuels et à venir (dont ceux des Tutelles)
+ S’assurer de l’évolutivité du SIP
+ Veiller à l’interopérabilité du SIP avec les autres systèmes
+ Contractualiser le format de récupération des données
+ Impliquer la Direction des systèmes d’information dès le lancement du projet
Méthodologie détaillée
ÉTAPE 1 : IDENTIFICATION ET HIÉRARCHISATION DES BESOINS :
Avec maintenant une vingtaine d’années de recul sur la mise en œuvre des SIP, les besoins classiques des établis- sements sont bien connus et ont été intégrés dans leurs progiciels par la plupart des éditeurs. Cette phase doit donc surtout être mise à profit pour voir ce qui a été fait dans d’autres établissement ou gestionnaires de patrimoine public (Conseil général, régional...) et, avec l’aide d’un AMO spécialisé, pour échanger entre les différents acteurs sur les don- nées communes et leur montée en charge ainsi que sur des besoins très spécifiques qu’il conviendrait alors de définir clairement afin de préparer le cahier des charges de la consultation. Sur l’aspect fondamental des formats graphiques voir la fiche particulière.
ÉTAPE 2 : CONSULTATION :
Il faut savoir que, dans le coût total de cette opération, le poste principal est celui de la constitution des plans et de leur intégration effective dans le référentiel, loin devant le coût des licences. Il est donc important, au-delà de la vérification des fonctionnalités par rapport aux besoins, de connaître ce coût d’intégration des plans à partir des supports déte- nus par l’établissement : plans papier, plans informatisés sous format vectoriel... La meilleure façon de faire est sans doute de demander, dans la consultation, l’intégration de plans (papier ou .dxf) pour une surface significative (10 à 20 000 m2). C’est aussi le moment de recueillir le maximum d’informations patrimoniales auprès des différents services et des prestataires extérieurs (architectes, BE, géomètres, exploitants...) afin de pouvoir les intégrer ultérieurement dans la base de données.
ÉTAPE 3 : MISE EN ŒUVRE :
Elle consiste essentiellement au paramétrage du progiciel à partir du cahier des charges fonctionnel dans le cadre d’un travail en commun avec le prestataire. Pour l’administrateur du système, c’est également une phase d’apprentissage que viendra compléter la formation. Il s’agira également de recruter (ou former) le gestionnaire de la base de données. Cette phase correspond également à la réalisation et la mise en œuvre des interfaces envisagées avec d’autres pro- giciels (finances, RH...).
ÉTAPE 4 : MONTÉE EN CHARGE DE LA BASE DE DONNÉES ET MISE À JOUR DES INFORMATIONS :
Compte tenu du coût de la création puis de la mise à jour des données, il est nécessaire de bâtir un plan de montée en charge qui pourra se dérouler sur un temps long selon la taille du patrimoine et la quantité et la qualité des don- nées détenues. A cet égard, le SIP doit être en capacité de gérer simplement ce phénomène cumulatif et d’intégrer facilement de nouvelles exigences (amiante, accessibilité handicap...) sans que l’établissement soit tenu de financer de nouveaux développements. Il s’agira également de définir les procédures de mise à jour des informations (plans et données) ainsi que les droits de chaque (groupe d’) utilisateur.
MISE
EN ŒUVRE
MONTÉE
EN CHARGE PROGRESSIVE ET MISE À JOUR