Page 26 - Guide Patrimoine

« Il n’est pas possible de gérer
et encore moins d’optimiser
sans connaître »
Afin de pouvoir élaborer une démarche adaptée, il est primordial de connaître la composition et les caractéris- tiques techniques et fonctionnelles du patrimoine bâti et non bâti de l’ensemble des sites. Cette connaissance constitue le socle indispensable et incontournable de toute action opérationnelle et, a fortiori, de toute ré- flexion stratégique. L’analyse de la situation existante est donc un préalable indispensable à l’optimisation et la rénovation du patrimoine.
Ceci étant dit, cette connaissance formalisée n’est ni simple à obtenir ni évidente à conserver. La récupération des données existantes et l’élaboration des informations manquantes, nécessaires à l’acquisition de cette connaissance, se heurtent en effet à de nombreuses difficultés de différentes natures :
+ Si l’on ne part jamais de rien, il est clair qu’une des caractéristiques importantes des informations existantes tient à leur dispersion8 du fait de leur détention par différentes entités ou personnes internes à l’établissement (les savoirs des agents sont bien présents), mais également externes telles que les collectivités territoriales, les maîtres d’œuvre, les géomètres, les opérateurs de services urbains (eau, assainissement, électricité...) ;
+ Une autre sorte de difficulté tient à la fiabilité de ces informations : fiabilité initiale c’est-à-dire au moment de leur constitution mais également fiabilité à l’instant où l’on en a besoin9 ;
+ L’évolutivité des informations contribue également à cette difficulté. Mise à part la situation cadastrale, la majeure partie des données est plus ou moins évolutive, ce qui implique que plus une information est ancienne moins elle est fiable : c’est le cas, bien évidemment des plans comme indiqué précédemment, mais aussi de l’af- fectation des locaux, de l’état diagnostic des composants et équipements des bâtiments... ;
+ Enfin, le fait est que, dans la plupart des situations, les gestionnaires et responsables ne disposent pas de l’ensemble des informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et à la prise de décision. L’absence de certaines informations doit être identifiée et ce manque doit être comblé de manière cohérente et progressive.
Pour autant, il est illusoire de vouloir disposer à court terme de toutes les informations nécessaires à une bonne gestion du patrimoine et à la définition d’une stratégie patrimoniale à moyen et long terme. Le recueil des informa- tions patrimoniales constitue une démarche continue, à caractère cumulatif, accompagnée de la mise en place de procédures de mise à jour des informations, ce qui justifie clairement l’intérêt de la mise en œuvre d’un système d’information patrimoniales (SIP) (VOIR FICHE).
Cependant, et même en l’absence de SIP, on doit s’attacher à recueillir – ou à constituer en cas de manque – les prin- cipales données (ou prérequis techniques) listées ci-après qui pourront être gérées, dans un premier temps, sur un tableur, sachant que toutes ces données pourront, le moment venu, être récupérées dans un SIP moyennant quelques précautions élémentaires.
La première démarche - à réaliser ou à valider - est celle de l’inventaire du patrimoine physique. La notion de «patri- moine » inclut bien évidemment l’immobilier10, le foncier et l’ensemble des voiries et réseaux divers (VRD) et espaces extérieurs dont l’établissement assure la gestion.
24 Guide méthodologique, Optimiser et rénover le patrimoine immobilier universitaire, Juin 2014
8 + En l’absence de système d’information patrimonial susceptible de les recueillir, les organiser et les mettre à disposition des différents utilisateurs
9 + Par exemple, les plans ont-ils été systématiquement mis à jour après travaux ?
10 + Circulaire du 9 septembre 2009 du Ministère du budget portant sur les SPSI : «les SPSI des opérateurs intégreront l’ensemble des biens immobiliers (bureaux, terrains, logements de fonction, bâtiments techniques) que les opérateurs utilisent pour accomplir leurs missions, qu’il s’agisse des immeubles mis à disposition ou loués par l’Etat, des biens en pleine propriété (...), des immeubles pris à bail ou occupés à un titre quelconque ou encore mis à disposition par une collectivité territoriale ou toute autre structure »
Cf. FICHE
«Système
d’informations P.114 patrimoniales »