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CNIL - EVRP

Contenu

Formalité déclarative

La formalité à effectuer par l’établissement pour les traitements que permet d’effectuer le logiciel EVRP consiste en une déclaration de conformité à la norme simplifiée NS-46.
Cette formalité s’effectue au moyen d’un formulaire de déclaration simplifiée à renseigner en ligne

https://www.declaration.cnil.fr/declarations/declaration/accueil.action
(choisir  « Procédure simplifiée - finalité NS-46 »)

ou, le cas échéant, par inscription au registre tenu localement par le correspondant Informatique et Libertés (CIL) de l’établissement :

Télécharger la fiche type détaillée insérable aux registres

 

Régime juridique applicable

Le régime juridique autorisant cette formalité est celui de l’article 24 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ou, pour les établissements ayant désigné un CIL, celui de l’article 22.III de cette même loi.

En effet, les finalités générales recensées participent à la gestion des ressources humaines de l’établissement. Parmi ces finalités, seule la programmation des actions de prévention des risques pour la sécurité et santé des personnels implique des traitements de données à caractère personnel.

Cette finalité entre dans le cadre de l’organisation du travail et, plus particulièrement, de la gestion des tâches de personnels. Ainsi, les traitements d’informations personnelles réalisés au moyen du logiciel EvRP, n’incluant pas de contrôle individuel de la productivité du personnel, sont entièrement couverts par la norme simplifiée NS-46 (cf. Délibération CNIL n°2005-002 du 13 janvier 2005 portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leurs personnels).

Par conséquent, s’agissant de EvRP, aucune formalité déclarative supplémentaire n’est à faire pour les établissements ayant déjà, par ailleurs, classiquement déclaré leur conformité à la norme simplifiée n°46 pour la gestion de leur personnel.

Mais rappelons qu’au-delà du volet déclaratif de la démarche déjà effectuée ou à effectuer, l’établissement doit aussi se conformer aux autres obligations prévues par la loi (respect des finalités des traitements, sécurité et confidentialité, respect des droits des personnes et facilitation de leur exercice…).

Il est par conséquent recommandé aux CIL de compléter leur fiche de registre par une description des traitements exécutables par le logiciel EvRP, afin d’augmenter leur traçabilité et de mieux faire assurer, par les services internes de leur établissement, le suivi et le maintien de leur conformité à la norme.

A cet effet, une fiche type détaillée, insérable aux registres, est téléchargeable ICI.

Les responsables de traitements non dotés de CIL – et par conséquent de registre officiel - peuvent également s’inspirer de cette fiche pour guider leur programme d’actions visant la mise ou le maintien en conformité.

 

Vous êtes CIL, ou vous faites partie du service juridique de votre Etablissement. Vous souhaitez échanger avec nous sur le régime juridique applicable ou les formalités ?


Contact + cil(at)amue.fr