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CNIL - Harpège

Contenu

Formalité déclarative

La formalité à effectuer par l’établissement pour les traitements que permet d’effectuer le logiciel HARPEGE consiste en une déclaration de conformité à la norme simplifiée NS-46.
Cette formalité s’effectue au moyen d’un formulaire de déclaration simplifiée à renseigner en ligne

https://www.declaration.cnil.fr/declarations/declaration/accueil.action
(choisir  « Procédure simplifiée - finalité NS-46 »)

ou, le cas échéant, par inscription au registre tenu localement par le correspondant Informatique et Libertés (CIL) de l’établissement :

Télécharger la fiche type détaillée insérable aux registres

 

Régime juridique applicable

La formalité déclarative susvisée est soumise au régime de l’article 24de la loi du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ou, pour les établissements ayant désigné un CIL,  à celui du II.1° et du III de l’article 22 de cette même loi Informatique et Libertés.
En effet, les finalités et les traitements d’informations personnelles réalisés au moyen du logiciel HARPEGE se répartissent en deux groupes.

Le premier porte sur la gestion administrative des personnels, de leur carrière et de leur mobilité ainsi que de leur formation. Il est conforme à la norme simplifiée n°46 (cf. Délibération CNIL n°2005-002 du 13 janvier 2005 portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leurs personnels).

Par conséquent, à moins de bénéficier d’un CIL et des dispositions de l’article 22.III, il convient de formuler pour ce premier groupe de traitements « une déclaration simplifiée de conformité envoyée à la CNIL, le cas échéant par voie électronique »  conformément à l’article 24.Ide la loi du 6 janvier 1978 modifiée.   

Par ailleurs, pour des finalités complémentaires se confinant, d’une part, au renseignement des arrêtés et de la feuille d’accident du travail ou maladie professionnelle et, d’autre part, à la gestion des comptes information retraite et de la paye, le second groupe de traitements comporte le numéro d'inscription des personnes au répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR) des personnels.

Ce groupe de traitements trouve appui sur les dispositions légales de la dispense CNIL n°1 en remplissant les conditions du décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 auquel cette dispense renvoie. Notamment,  « les états produits et les documents édités ne [portent] mention du numéro de sécurité sociale que si celle-ci est strictement nécessaire et dans la mesure où ces états et ces documents présentent une relation directe avec [la réalisation d'opérations] résultant de dispositions légales ou réglementaires » (cf. Délibération CNIL n°2004-096 du 9 décembre 2004 décidant la dispense de déclaration des traitements de gestion des rémunérations mis en œuvre par l'Etat, les collectivités locales, les établissements publics et les personnes morales de droit privé gérant un service public).

Ces dernières finalités ne nécessitent pas, par conséquent, de formalité déclarative. Cependant, il est recommandé aux CIL de compléter leur fiche de registre par une description de l’ensemble des traitements exécutables par le logiciel HARPEGE, afin d’augmenter leur traçabilité et de mieux faire assurer, par les services internes de leur établissement, le suivi et le maintien de leur conformité à la dispense ainsi qu’à la norme.

A cet effet, une fiche type détaillée, insérable aux registres, est téléchargeable ici :

Télécharger la fiche type détaillée insérable aux registres

 

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